במדריך זה תלמדו איך לקחת את אחת המשימות המתישות ביותר - ניהול קבלות, חשבוניות ודיווחים לרואה החשבון, ולהפוך אותה לתהליך אוטומטי, מהיר ופשוט. כל שלב וכלי שנסקור כאן נועדו לחסוך לכם זמן יקר, למנוע טעויות אנוש ולהעניק לכם שקט נפשי ושליטה מלאה על הכסף שלכם. בואו נצא לדרך!
מה התוסף עושה בפועל?
כשאתם מעלים מסמך לתוסף, בין אם מדובר בקובץ PDF, צילום מסך, או תמונה ישירה שצילמתם מהטלפון הנייד, התוסף מבצע את הפעולות הבאות:
קריאה וזיהוי של הקובץ: הבינה המלאכותית מזהה ומחלצת באופן אוטומטי את שם הספק, מספר העוסק המורשה או החברה הפרטית (.ח.פ), התאריך המדויק, הסכום לתשלום, רכיב המע"מ, וסוג המסמך הספציפי (חשבונית מס, קבלה, חשבונית מס קבלה או חשבונית זיכוי).
שיוך קטגוריה אוטומטי: התוסף מציע קטגוריה מתאימה להוצאה (כמו ארוחות ואירוח, רכב, ציוד משרדי, שיווק ועוד), וזאת גם אם מדובר בפעם הראשונה שבה הספק הזה נכנס למערכת שלכם.
מילוי שדות מהיר: כל השדות הנדרשים מתמלאים מעצמם בתוך 5 שניות בלבד, ואתם נדרשים רק להעיף מבט ולאשר בלחיצת כפתור אחת.
איסוף חשבוניות אוטומטי מכל מקום
כדי שלא תצטרכו להוריד ולהעלות קבצים בצורה ידנית, התוסף מציע שני ערוצי איסוף חכמים שמבצעים את כל העבודה עבורכם:
1. העברה חכמה בוואטסאפ
לכל לקוח במערכת מוקצה מספר וואטסאפ ייעודי וייחודי. בכל פעם שאתם מקבלים חשבונית בקבוצה של ספקים, מהנהג בתחנת הדלק או ישירות מהקופה, כל מה שאתם צריכים לעשות זה פשוט להעביר את ההודעה (Forward) למספר הוואטסאפ שלכם. בתוך שניות ספורות:
התוסף קולט את הקובץ באופן אוטומטי.
הבינה המלאכותית מחלצת את כל הנתונים הרלוונטיים.
התוסף שולח לכם הודעת אישור חזרה בוואטסאפ כדי שתדעו שהנושא טופל.
2. אינטגרציה מלאה עם תיבת ה-Gmail
אתם מחברים את תיבת הג'ימייל שלכם לתוסף פעם אחת בלבד בתהליך מאובטח לחלוטין ובאישור רשמי של חברת Google. מאותו רגע, מתרחש הקסם:
כל חשבונית שמגיעה אליכם למייל מספק נכנסת ישירות ובאופן אוטומטי לתוסף.
התוסף יודע לזהות קבצי PDF מצורפים, ואפילו מסוגל לזהות חשבוניות שמגיעות כקישור חיצוני (לדוגמה: כפתור "לצפייה בחשבונית") - הוא לוחץ על הלינק בעצמו, שולף את קובץ ה-PDF ומביא אותו לתוסף.
מנגנון ה-AI רץ ברקע אוטומטית והחשבונית ממתינה לכם בתוסף כשהיא כבר מוכנה לאישור הסופי שלכם.
ניהול ספקים חכם
בכל פעם שאתם מעלים חשבונית מספק חדש, התוסף לומד אותו ובונה עבורכם תיק ספקים אוטומטי ומסודר של העסק. בפעמים הבאות שתתקבל חשבונית מאותו מקום, התוסף כבר יזהה אותו לבד:
שם הספק יזוהה אוטומטית ללא צורך בהקלדה.
קטגוריית ההוצאה תיזכר מהעבר - למשל, אם תייגתם פעם אחת את "סלקום" תחת הקטגוריה "תקשורת", התוסף ישייך זאת לשם אוטומטית גם בפעמים הבאות.
התוסף שומר את מספר הח'.פ. או העוסק, כך שגם אם הספק ישלח חשבונית עם שם מעט שונה (למשל שם מקוצר או שם רשמי אחר), התוסף ידע לקשר זאת לאותו הספק ותמנע כפילויות.
קטגוריות - לדעת לאן הולך הכסף
כדי לקבל החלטות עסקיות נכונות, אתם חייבים לדעת לאן הכסף שלכם זורם. בתוסף תוכלו לבנות לעצמכם קטגוריות מותאמות אישית, או להשתמש בקטגוריות ברירת המחדל המובנות כגון: ארוחות ואירוח, רכב, שכר דירה, שיווק, ציוד משרדי ועוד.
הבינה המלאכותית יודעת להציע קטגוריה אוטומטית בצורה חכמה, אפילו עבור ספק חדש שהיא מעולם לא פגשה לפני כן:
חשבונית ממסעדה או בית קפה? התוסף יציע לשייך ל"ארוחות ואירוח".
חשבונית מתחנת דלק כמו סונול? התוסף יציע לשייך ל"רכב".
חשבונית מאופיס דיפו? התוסף יציע לשייך ל"ציוד משרדי".
כל מה שנותר לכם לעשות זה רק לאשר את הצעת ה-AI, ובפעמים הבאות השיוך לאותו ספק יתבצע באופן אוטומטי לחלוטין.
איך זה עוזר לכם ביומיום? במקום לנהל את העסק "לפי תחושות בטן", קטגוריות מסודרות מאפשרות לכם לשאול את השאלות הנכונות בזמן אמת: "אני מוציא אלפי שקלים בחודש על ניקיון, זה סטנדרטי?", "תקציב השיווק קפץ ב-30% מינואר, למה זה קרה?" ועוד...
שליחה לרואה חשבון בלחיצת כפתור אחת
במקום לאסוף קבלות וחשבוניות, לסרוק אותן ולסדר אותן בתיקיות במשך שעות בכל חודש, הכל קורה כאן ברגע אחד.
איך עובדת השליחה הידנית?
מסננים לפי טווח תאריכים, ובוחרים את כל החשבוניות הרלוונטיות.
לוחצים על הכפתור "שלח לרו׳׳ח".
רואה החשבון שלכם מקבל באופן מיידי מייל מסודר ומקצועי המכיל:
קובץ Excel/CSV מרוכז ומאורגן עם פירוט של כל החשבוניות, הסכומים, רכיבי המע"מ והקטגוריות.
קובץ ZIP מכווץ שמכיל את כל קבצי המקור (צילומים, קבצי PDF) כשהם מסודרים ומקוטלגים לפי שם.
העתק ישיר שנשלח אליכם (במידה ואתם מעוניינים בכך) לצורך מעקב.
שגר ושכח: שליחה אוטומטית
אם אתם רוצים להוריד את המשימה הזו מהראש שלכם לחלוטין, תוכלו להשתמש באפשרות השליחה האוטומטית. אתם מגדירים הגדרה חד-פעמית בתוסף: למשל, "בכל 5 לחודש, שלח אוטומטית את חשבוניות החודש הקודם לרואה החשבון שלי". זהו זה. מאותו רגע אתם לא נוגעים בכלום - בכל 5 לחודש, רואה החשבון שלכם יקבל את הכל ישירות למייל שלו כשהוא מסודר, מתויג ומלווה בכל הקבצים הנדרשים.
שימו לב: רואי החשבון אוהבים את התוסף הזה! הם מקבלים נתונים דיגיטליים ומאורגנים במקום ערימות מבולגנות של קבצים מפוזרים. אם רואה החשבון שלכם מחייב אתכם לפי שעת עבודה, האוטומציה הזו תחסוך לכם כסף ישיר, שכן הקלדה אוטומטית משמעותה פחות שעות עבודה שמחויבות בחשבונית החודשית שלו אליכם.
דוחות מיוחדים: דוח PCN874
התוסף מייצר עבורכם את דוח המע"מ הפורמלי שהרו"ח מגיש לרשות המסים, ומאפשר לייצא אותו בקלות כקובץ CSV. למרות שרואה החשבון הוא זה שעדיין יגיש את קובץ ה-txt הסופי והרשמי בעצמו, התוסף כבר מבצע עבורו 90% מהעבודה הסיזיפית.
הכל משולב במקום אחד - חוויה אחת חלקה
היתרון הגדול ביותר הוא ש-Arbox Expenses חיה ונושמת בתוך מערכת Arbox המוכרת שלכם. אתם לא צריכים לפתוח אפליקציה נוספת, לנסות להיזכר בכתובת של אתר אינטרנט אחר, או לשנן שם משתמש וסיסמה חדשים.
אתם נכנסים למערכת Arbox כפי שאתם רגילים, לוחצים על מסך ה-״פיננסים״ ובוחרים בלשונית "הוצאות". הכל כבר מחכה לכם שם. העסק שלכם כבר מנהל במערכת את הלקוחות, המתעניינים, הרישום למפגשים, תקשורת, משימות ועוד! כעת, באותו המקום בדיוק, אתם מנהלים גם את ההוצאות שלכם. מדובר בחוויה אחת, סיסמה אחת, ומקום מרכזי אחד לכל מה שקשור לניהול של העסק שלכם.