במדריך זה תלמדו צעד אחר צעד איך לעשות סדר מלא בתקבולי המזומן והשיקים שלכם, לחסוך שעות עבודה יקרות מדי שבוע ולוודא ששום שקל לא הולך לאיבוד.
למה אנחנו צריכים את Arbox Deposits AI?
ניהול כספים ידני הוא פתח קבוע לטעויות הקלדה, שיקים שנשכחים וחוסר התאמה מול דפי החשבון. לכן פיתחנו את תוסף ה-״הפקדות״, אשר יושב ישירות במסך הפיננסים. אין צורך בהתקנות, אפליקציות נפרדות או סיסמאות נוספות - המערכת הופכת את התהליך המתיש לחוויה מהירה וחלקה.
תקבולים להפקדה
זוהי התצוגה המרכזית. כל תקבולי המזומן והשיקים שעדיין לא הופקדו ימתינו לכם כאן בטבלה בצורה אוטומטית. כדי להכין את ההפקדה בצורה מדויקת, בצעו את השלבים הבאים לפי הסדר:
סינון תצוגה: השתמשו בפילטרים כדי להתאים את התצוגה המדויקת של מה שברצונכם להפקיד כעת: טווח תאריכים, פרטי לקוח או סכום, סוג התקבול, פרטי שיק ספציפיים ועוד.
סימון התקבולים: סמנו את התקבולים הרצויים בלחיצה על הצ׳ק בוקס שמופיע לצידם. בתחתית המסך יופיע סרגל נתונים, אשר מציג את סיכום המזומן, השיקים והסכום הכללי, ומתעדכן בזמן אמת.
בחירת המפקיד: בחרו מרשימת העובדים מי יבצע את ההפקדה הפיזית בבנק. ניתן להוסיף הערות חופשיות בשדה האופציונלי (למשל: "הפקדת סוף חודש").
יצירת ההפקדה: לחצו על כפתור "הפק". ברגע זה המערכת מייצרת מספר הפקדה, נועלת את התקבולים למניעת טעויות, ומפיקה קובץ PDF מעוצב הכולל את שדות הביקורת הנדרשים.
הדפסה והפקדה: מדפיסים את קובץ ה-PDF, חותמים עליו, ניגשים לבנק ומפקידים.
דוח הפקדות
בתצוגה זו תראו היסטוריה מלאה של כל הפקדה: מספר הפקדה, תאריך ושעה, מי יצר אותה, מי הפקיד אותה פיזית, הסטטוס וחלוקת הסכומים. לחיצה על כפתור ״צפה״ (מופיע ליד האייקון של העין) תציג את מפרט ההפקדה המלא, ותאפשר להוריד מחדש את קובץ ה-PDF.
הפעולות המרכזיות שתוכלו לבצע כאן:
התאמה מול דפי החשבון: הצלבת דף החשבון מהבנק מול דוח ההפקדות בעזרת מספר ההפקדה והסכום המדויק, כדי לוודא שכל הכסף אכן זוכה בבנק.
מענה מהיר לרואה החשבון: שליפת רשימת התקבולים המלאה של הפקדות ספציפיות, כאשר הרו׳׳ח מבקש פירוט.
נקודות מפתח ויתרונות שחשוב להכיר
הנה חמשת הדברים הייחודיים שהופכים את הכלי הזה ליעיל במיוחד לעבודה היומיומית:
זיהוי אוטומטי של שיקים: המערכת שולפת אוטומטית את כל פרטי השיק (בנק, סניף, חשבון, מספר שיק ותאריך פירעון) מתוך הנתונים שהזנתם ב-Arbox. שובר ההפקדה מתמלא מעצמו ללא צורך בהקלדה ידנית נוספת.
מעקב איכותי: המערכת מתעדת בנפרד את העובד שיצר את ההפקדה במערכת, ואת השליח שנבחר לבצע אותה בפועל. כך תמיד תדעו מי היה מעורב בתהליך ובאיזה שלב.
מניעת הפקדות כפולות: ברגע שתקבול שויך להפקדה, הוא מוסר מרשימת הממתינים. המערכת חוסמת פיזית אפשרות להפקיד את אותו התקבול פעם שנייה.
מנגנון ביטול בטוח לביקורת: טעיתם? לחיצה אחת מבטלת את ההפקדה. הפעולה לא מוחקת את הרישום (לשמירה על תקינות ביקורת), אלא משנה סטטוס ל"מבוטל" ומחזירה את התקבולים לרשימת הממתינים.
רשימת עובדים מעודכנת בזמן אמת: הוספתם עובד חדש ל-Arbox? לחיצה על כפתור "רענון" ברשימת המפקידים תציג אותו שם באופן מיידי, ללא המתנה לסנכרון.
עמידה בדרישות מס הכנסה והבנקים
בעת ביקורת פתע של מס הכנסה, המבקרים מחפשים דבר אחד: התאמה מוחלטת בין המזומן והצ'קים בקופה לבין התיעוד במערכת. אי-התאמה כזו נחשבת מיד לליקוי חמור, שעלול להוביל לפסילת ספרים, קנסות כבדים ושומה לפי מיטב השפיטה.
כאן בדיוק התוסף נכנס לתמונה. בלחיצת כפתור אחת אתם מפיקים "תיק הפקדה" - מסמך רישום מסודר של כל ההכנסות שהתקבלו ושטרם הופקדו, ללא צורך בחיפוש מתיש בפנקסים ידניים. כשהמבקרים רואים שהדוח הדיגיטלי תואם שקל בשקל לכסף הפיזי, הם מבינים שהעסק מנוהל למופת – והביקורת תסתיים במהירות ובשלום.
הערך המוסף: במקום להגיע לבנק עם ערימת חשבוניות מפוזרות, אתם מגיעים עם מסמך אחד מרוכז ומקצועי שמציג שקיפות תזרימית מלאה, ומשרה ביטחון אל מול המערכת הבנקאית.
טיפים לשימוש נכון
הפקדת שיקים דחויים: מומלץ לסנן את תצוגת ״תקבולים להפקדה״ לפי תאריך הפירעון, כדי להפקיד אך ורק שיקים שהגיע זמן פירעונם ולא להסתכן בהחזרת שיקים דחויים מהבנק.
יצירת שוברים נפרדים: אם ברצונכם להפיק שובר נפרד למזומן ושובר נפרד לשיקים, השתמשו בפילטר "סוג תקבול" במסך הכנת ההפקדה, בחרו סוג אחד בכל פעם ולחצו על יצירת הפקדה.
שאלות נפוצות
ש: האם הנתונים והכספים שלי בטוחים בתוסף?
ת: לחלוטין. התוסף מאובטח ברמה הגבוהה ביותר. המידע מאוחסן בשרתי AWS בישראל (il-central-1) ומוצפן לחלוטין. הגישה מתבצעת דרך מנגנון ה-SSO המאובטח שלנו, ומפתח ה-API שלכם לעולם לא נרשם ביומני המערכת.
ש: שובר ה-PDF מתאים לכל הבנקים בישראל?
ת: כן. קובץ ה-PDF מופק בפורמט הסטנדרטי והרשמי של שוברי ההפקדה בישראל, והוא מתקבל בכל הבנקים הגדולים (הפועלים, לאומי, מזרחי טפחות, דיסקונט והבינלאומי ועוד).