מה זה בעצם Google Sync ולמה זה יעזור לכם?
הסנכרון של Google מאפשר לכם "לשקף" את לוח הזמנים שלכם ב-Arbox ישירות בתוך יומן Google המוכר לכם. זה עוזר לכם להישאר מעודכנים גם כשאתם לא בתוך המערכת.
סנכרון חד-כיווני: חשוב להבין שהמידע זורם מתוך Arbox לכיוון יומן Google. זה אומר שכל שינוי שתבצעו ב-Arbox יתעדכן אוטומטית ביומן, אבל שינויים שתעשו ידנית ביומן Google עצמו לא ישפיעו על Arbox.
הערך עבורכם: היכולת לראות את הפגישות העסקיות לצד התוכניות האישיות שלכם מונעת קביעת תורים בזמנים לא מתאימים ומעניקה לכם שקט נפשי.
דרישות מקדימות לפני שמתחילים
לפני שנצא לדרך, בואו נוודא שהכל מוכן לחיבור חלק:
חשבון Google מתאים: כתובת המייל המוגדרת אצלכם ב-Arbox חייבת להיות כתובת Gmail או Google Workspace. שירותי מייל אחרים (כמו Outlook או Walla) לא נתמכים כרגע לצורך הסנכרון.
הרשאות מערכת: הסנכרון זמין למשתמשים בעלי הרשאות של מנהל עסק, מנהל, מנהל מכירות או מאמן.
מה בדיוק עובר ליומן Google שלכם?
המערכת יודעת להעביר באופן אוטומטי את האירועים שבהם משובץ איש הצוות המחובר. הנה הפירוט של מה שתראו ביומן:
שיעורים (Classes): כל השיעורים שאתם מעבירים יופיעו ביומן.
תורים ופגישות (Appointments): פגישות אישיות או תורים שנקבעו לכם.
זמן חסום (Block Time): שעות שסומנו ב-Arbox כזמן שבו אינכם זמינים לעבודה.
שימו לב: נכון לעכשיו, חוגים (Hugim) אינם מסתנכרנים ליומן Google, אך אנחנו עובדים על כך וזה צפוי להיתמך בעתיד.
תכונות עיקריות שיהפכו את העבודה לקלה יותר
1. הוספה אוטומטית ליומן (Add to Calendar)
ברגע שתתחברו, המערכת תסנכרן את כל האירועים העתידיים (כולל אלו של היום הנוכחי). הנה איך זה עובד בפועל ביום-יום שלכם:
אירועים חדשים: קבעתם שיעור חדש ב-Arbox? הוא יופיע מיד ביומן Google.
עריכה ושינויים: שיניתם שעה של פגישה בודדת או סדרה שלמה? העדכון יתבצע באופן אוטומטי ביומן.
ביטולים: אם תבטלו או תמחקו אירוע ב-Arbox, הוא פשוט ייעלם מהיומן שלכם כדי לשמור עליו נקי ומסודר.
החלפת אנשי צוות: אם שיעור הועבר ממאמן אחד לאחר, האירוע יוסר מהיומן של המאמן הקודם ויעבור ליומן של המאמן החדש (בתנאי שגם הוא מחובר לסנכרון).
הזמנות לקוחות: כשלקוח קובע תור עצמאית דרך Arbox Availability, הוא נכנס לכם ליומן בלי שתצטרכו להקליד דבר.
מה תראו בתוך כל אירוע ביומן?
בתורים/פגישות: שם האירוע יהיה שם הלקוח (למשל: "הגר ט."). בתיאור תמצאו את שם השירות, טלפון הלקוח, המיקום (חדר/מרחב) וקישור ל-Zoom במידה והוגדר.
בשיעורים: שם האירוע יהיה שם קטגוריית השיעור. בתיאור יופיע שם העסק, המיקום וקישור ה-Zoom.
בזמן חסום: שם האירוע יהיה "זמן חסום" (או השם שנתתם לו) כדי שתדעו מיד שאתם לא פנויים.
2. בדיקת התנגשויות (Check for Conflict)
זהו הפיצ'ר החשוב ביותר למניעת טעויות. המערכת בודקת את יומן Google שלכם כדי לוודא שאתם באמת פנויים לקבל לקוחות.
איך זה עובד? כאשר לקוח בודק את הזמינות שלכם באתר, המערכת "מציצה" ביומן ה-Google שלכם. אם יש שם אירוע שמסומן כ-"עסוק" (Busy), המערכת תסתיר את המשבצת הזו ולא תאפשר לקבוע בה תור.
דוגמה קונקרטית: נניח שאתם זמינים ב-Arbox בין 08:00 ל-12:00. אם קבעתם לעצמכם תור לרופא ביומן Google בין 10:30-11:30, המערכת תציג ללקוחות רק את השעות 08:00 ו-09:00 כפנויות. זה מבטיח שלא תצטרכו להתנצל בפני לקוח כי קבעו לכם תור בזמן שאתם בכלל בסידורים אישיים.
צעד אחר צעד: תהליך החיבור
הגדרת החיבור היא פשוטה ומהירה. עקבו אחרי הנתיב הבא:
היכנסו ל-הגדרות לוח הזמנים בתפריט המערכת.
עברו ללשונית Google Sync.
לחצו על כפתור התחברות ל-Google ועקבו אחרי הוראות ההזדהות של Google.
לאחר הסיום, שתי האפשרויות (הוספה ליומן ובדיקת התנגשויות) יופעלו אוטומטית. תוכלו לכבות או להפעיל כל אחת מהן בנפרד לפי הצורך שלכם.
טיפ: לאחר הלחיצה על החיבור, ייתכן שיחפו מספר דקות עד שכל האירועים יופיעו ביומן שלכם בפעם הראשונה. אל דאגה, זה קורה רק בחיבור הראשוני.
ניהול צוות גדול? כך תעשו זאת נכון
אם אתם מנהלים עסק עם מספר מאמנים או מטפלים, תוכלו לחבר את כולם בקלות:
בלשונית Google Sync, לחצו על שלח הזמנה.
בחרו את אנשי הצוות הרלוונטיים מהרשימה או סמנו את כולם.
הם יקבלו מייל עם כפתור לחיבור פשוט.
לאחר שאיש צוות מתחבר, תוכלו לראות את הסטטוס שלו בטבלה:
Connected: הכל עובד מצוין, המשתמש מחובר ומסונכרן.
Invited: שלחתם הזמנה והיא ממתינה שאיש הצוות יאשר אותה.
Not Connected: המשתמש עדיין לא מחובר לסנכרון.
דברים שחשוב לדעת (מתי הסנכרון עלול להפסיק?)
לפעמים החיבור עלול להתנתק באופן אוטומטי מסיבות אבטחה או שינויים טכניים. הנה מה שצריך לשים לב אליו:
שינוי מייל: אם שיניתם את כתובת המייל שלכם ב-Arbox, תצטרכו לבצע את החיבור ל-Google מחדש עם הכתובת החדשה.
תוקף הרשאה: לפעמים Google דורשת רענון אבטחה (Token). אם זה קורה, פשוט היכנסו להגדרות והתחברו שוב.
מחיקת חשבון: אם חשבון ה-Google שלכם נסגר, הסנכרון יופסק מיד.
שימו לב: שינוי סיסמה ביומן Google שלכם לא מנתק את החיבור ל-Arbox, כך שאתם יכולים לעדכן סיסמאות בראש שקט.
שאלות נפוצות
האם אפשר לסנכרן יותר מעסק אחד? בהחלט. אם אתם עובדים בכמה עסקים המשתמשים ב-Arbox, החיבור מתבצע לכל עסק בנפרד.
מה קורה אם אני מכבה את הסנכרון? כל האירועים ש-Arbox יצרה ביומן ה-Google שלכם יימחקו אוטומטית כדי לא להשאיר שאריות של מידע לא עדכני. אם תפעילו מחדש, הכל יחזור לקדמותו.